ÜNİVERSİTELERDE MOTİVASYON YÖNETİMİ[i]

Prof.Dr.Coşkun Can Aktan

 “Lu’lu yaşlı devlet adamlarından biri Konfüçyüs’ e sordu; insanları nasıl ciddi ve sadık kılabilirim ki hevesle çalışsınlar?’

Konfüçyüs dedi ki; ‘onlara başkanlık ederken saygınlığı eksik etme ki ciddi olsunlar. Babaca ve şefkatli ol ki, sadık olsunlar. İyiyi teşvik et, acemiye öğret ki hevesli olsunlar.”

Konfüçyüs

Üniversitelerimizde öğretim elemanlarının düşük performansla çalışmalarının gerisinde yatan en önemli faktörlerden birisi motivasyon eksikliği ve demotive edici faktörlerdir. Öğretim elemanlarını daha fazla çalışmaya sevk edecek motivasyonel araçlar neredeyse yok gibidir. Çalışanlara yüksek bir moral ve çalışma  güdüsü verilmesinde şüphesiz liderlik çok önemli bir faktördür. Bilgisiz, liyakatsiz, erdem ve ahlaktan uzak hocalar kendi yetiştirdikleri bilim insanlarına ne kadar örnek olabilirler ve onları ne kadar motive edebilirler ki?

Motivasyon yönetimi, üniversitelerin bir çok fakültelerinde İşletme yönetimi, insan kaynakları yönetimi, toplam kalite yönetimi, kariyer yönetimi vs. derslerde okutulur. Ancak, maalesef etkin liderliğin olmadığı üniversitelerimizde motivasyon yönetimi diye bir uygulama mevcut değildir. Motivasyon büyük ölçüde liderlik ve kurum kültürü ile alakalıdır.

Bu giriş niteliğindeki açıklamalardan sonra şimdi motivasyonel araçlar konusunda özet bilgiler sunalım.

***

Öncelikle şu hususu belirtmekte yarar vardır. İnsanlar birbirlerinden farklı psiko-sosyal özelliklere sahiptirler. İnsanların doğaları ve ruh haletleri birbirlerinden tamamen farklıdır. Dolayısıyla, insanlar için öncelikli motivasyonel araçlar çok farklı olabilir. Örneğin, bir kişi için para çok önemli iken, bir diğer kişi için para ile birlikte işte kendisine duyulan saygı ve insan olarak kendisine verilen değer çok önem arz edebilir. Yüksek ücret her şey demek değildir. Çalışanların psiko-sosyal özellikleri değerlendirildiğinde değer verdikleri başlıca unsurlar şu şekilde sıralanabilir:

Tüm bu ve diğer unsurlar kişilerin organizasyonda önemsedikleri ve görmek istedikleri değerlerdir. Bu değerlerin önem ve öncelik sırası insanların kişilik özelliklerine ve içinde bulundukları ortama göre değişir.

Bir başka açıdan insanları motive edecek araçları 8 grupta toplamak mümkündür. Bu araçları kısaca tanımlamaya çalışalım:

1.   Yönetime katılım. Organizasyonda çalışanların karar alma sürecine aktif olarak katılımı motivasyonel bir etki gösterir. Çalışanlar organizasyonu kendi sahip oldukları işletmeler olarak görürler ve daha fazla çalışma gereğini duyarlar.

2.   Yetki ve sorumluluk devri. Organizasyonda çalışanlara yetki ve sorumluluk devredilmesi halinde bunun motivasyonel etkisi çok güçlü olur. Kişiler elde edecekleri başarının kendilerine ait olduğuna inanırlar. Aynı şekilde başarısızlığın faturasının da yine kendilerine çıkacağına inanırlar.

3.   Rekabet. Motivasyonel araçlardan bir diğeri rekabettir. Rekabet, insanları daha fazla çalışmaya, üretmeye ve yeniliğe sevk eder.

4.   Etkin iletişim. Organizasyonda yönetici ve çalışanlar arasında etkin iletişim olması insanları daha fazla çalışmaya sevk eder. Etkin iletişim, emir-komuta ilişkisi olmaksızın tüm organizasyon çalışanlarının yakın iletişimde bulunmaları, sahip oldukları bilgiyi paylaşmaları ve sorun çözme konusunda birbirlerinden destek ve yardım alabilmeleri demektir.

5.   Çalışma yaşamının kalitesi. Bu genel kavramın içinde yer alan bazı unsurlar şunlar olabilir: İşyerinde çalışma koşullarının sağlıklı ve emniyetli olması, sosyal imkanlarının yeterli olması, spor-kültür-sanat vs. faaliyetlere organizasyonda yer verilmesi, emeklilik imkanların iyi olması vs. Çalışma yaşamı kalitesinin iyi olduğu organizasyonlarda daha yüksek bir motivasyonel etki görülebilir.

6.   Takdir ve ödüllendirme. Kişilerin yaptıkları işlerin takdir edilmesi ve bu işlerinin sonucunda maddi olarak ödüllendirilmeleri önem taşır. Yüksek ücret vermek tek başına yeterli değildir. Organizasyonda daha fazla çalışan kişileri ayrıca ödüllendirmek, yenilik ve yaratıcılığı teşvik etmek için organizasyonda ödüllendirme sisteminin varlığı gerekir.

7.   Kariyer geliştirme. Organizasyonda kişilerin mesleklerinde kendilerini geliştirebilmeleri ve yükselme olanaklarının mevcut olması son derece önem taşır. “Kariyer platoları” nın olması durumunda ise kişiler daha fazla çalışma gereğini duymazlar.

8.   Eğitim olanakları. Organizasyonda çalışanların bilgi ve beceri düzeylerini artırmak için uygulanacak olan eğitim ve seminerlerin motivasyonel etkisinin yüksek olduğu söylenebilir.

Demotivasyon: İşte Monotonluk

Organizasyonda çalışanları demotive edecek faktörlerin de analiz edilmesinde yarar bulunmaktadır. Demotivasyon, organizasyonda motivasyonun olmaması demektir. Demotivasyonun bir çok nedenleri vardır. Bunlar arasında işte monotonluk ve iş tatminsizliği gelir.

Bir organizasyonda aynı işi sürekli yapmak dolayısıyla ortaya çıkan bezginlik, bıkkınlık ve yorgunluk sözkonusu olabilir. “Monotonluk” olarak adlandırılan bu sorunun ortadan kaldırılması için başlıca şu önlemlerin alınması gerekir:

1.   İş genişletme (Job enlargement): Çalışanların tek bir iş üzerinde sürekli çalışmaları yerine daha geniş bir uzmanlık alanına sahip olmaları ve multi-fonksiyonel görevler üstlenmeleri ile bu sorun kısmen ortadan kaldırılabilir.

2.   İş değiştirme. İşte monotonluğu azaltmanın ve ortadan kaldırmanın yollarından birisi de çalışanları zaman zaman farklı bölümlerde ve farklı işlerde çalıştırmaktır. İş değiştirme, “iş rotasyonu” olarak da adlandırılabilir.

3.   İş zenginleştirme. (Job enrichment). Bu kavram ilk kez F. Herzberg tarafından kullanılmıştır. Herzberg’ e göre organizasyonda işlerin daha iyi bir şekilde yapılabilmesi için mevcut çalışma ortamının ve koşullarının daha cazip hale getirilmesi gerekir. Organizasyonda çalışanlara işi planlama ve karar verme yetkisinin verilmesi, kendi-kendini yöneten takımlar oluşturulması, kalite çemberleri ve öneri geliştirme grupları oluşturulması iş zenginleştirme için verilebilecek başlıca örneklerdir.

4.   Spor-kültür-sanat akitiviteleri. Organizasyonda monotonluğu ortadan kaldırmanın en güzel yollarından birisi yemek aralarında ve uygun olan diğer zamanlarda spor kültür ve sanat faaliyetleri yapmaktır.

Organizasyonda demotivasyonun sonucu iş tatminsizliğidir. İş tatminsizliğinin sonucu ise düşük performans, işten ayrılma, işi savsaklama ve işten kaybolma (absentizm) vs. olarak görülür.

Organizasyonlarda rastlanan en ciddi sorunlardan birisi iş tatminsizliği olarak ortaya çıkan işten ayrılmalardır. İşten ayrılmalar çeşitli nedenlere bağlı olarak oluşur ve yaygınlaşır. İşten ayrılmaların başlıca nedenleri arasında şunları sayabiliriz:

Üniversiteler İçin Öneriler...

Üniversitelerdeki tembellik, rehavet ve ataletten kurulmak için hiç şüphesiz etkin bir motivasyon yönetimine ihtiyaç vardır. Ancak bunu gerçekleştirmek sanıldığı kadar kolay değildir.

Derslerinde motivasyon yönetimini slaytlarla etkileyici bir biçimde anlatan bir öğretim üyesini ya da bir yönetim “guru”sunu dinledikten sonra “...evet, ne kadar doğru, ne kadara haklı...” diye düşünebilirsiniz. Fakat, bunu organizasyonlarda başarmak gerçekten kolay bir iş değildir.

Sadece üniversiteler açısından değil, tüm organizasyonlar açısından motivasyon yönetimini tesis etmenin iki temel şartı vardır:

Sorun şurada...

Motivasyonel faktörleri üniversitelerde nasıl yerleştirebiliriz? Hijyen faktörleri nasıl pozitif bir hale dönüştürebiliriz?[ii]

Öğretim elemanlarına yüksek bir çalışma şevki, heyecanı aşılayacak, doğru, dürüst, adil liderleri nasıl bulacağız ve bu insanları nasıl yönetici konumuna getireceğiz?

Üniversitelerde  yeni yetişen bilim insanlarına örnek olacak bilgi, liyakat ve erdem sahibi insanlar nerede?

Bu açıklamalarım benim umutsuz olduğum anlamına gelmez... 

Ben, motivasyon yönetimini başarmak için üniversitelerde doğru insanların yönetime gelmesini sağlayabilecek kural ve kurumların oluşturulmasını savunuyorum.

Motivasyonel araçların ve  faktörlerin çok açık kurallar ile belirlenmesini savunuyorum...

Kurallar, normlar, kriterler, standartlar...

İdeal bir üniversite oluşturmak için “ideal kuralları” oluşturmamız gerektiği düşüncesindeyim...