ÜNİVERSİTELERDE PERFORMANS YÖNETİMİ[i]
Prof.Dr.Coşkun Can Aktan
“Açık, ölçülebilir hedefler başarının göstergeleridir. Yüksek performanslı kuruluşlarda ölçüm bir yaşam biçimidir. Ve lider bu ölçümleri yüksek performanslı sonuçlara bağlamalıdır. Şeyleri ölçmek yetmez; doğru şeyleri ölçmelisiniz.”
Robert H. Rosen[ii]
Ülkemizde gerçek bir üniversite reformunun temel hedeflerinden birisi Türk yüksek öğretimindeki “performans açığı”nı ortadan kaldırmayı ve performans kriterlerinde (etkinlik, verimlilik, kalite, yaratıcılık ve yenilik vs.) iyileştirmeler sağlamayı amaçlamalıdır.
Bu konuda Akademik Performans Değerlendirme Sistemi (APDS) adını verdiğim bir öneri geliştirmiş bulunmaktayım. Bu öneriyi takdim etmeden önce performans yönetimi konusunda bazı temel bilgiler aktarmakta yarar görüyorum:
Performans Değerlendirme Niçin Yapılır?
Performanslarının değerlendirmesi ve ölçülmesinin amacı insan kaynaklarının organizasyon amaçlarına ne ölçüde katkıda bulunduğunun tespit edilmesidir. Organizasyonda insan kaynaklarında performans değerlendirme ve ölçme şu nedenlerle yapılır:
 | Organizasyonda çalışan ile çalışmayan; ya da daha doğru bir ifadeyle çok çalışan ya da az çalışanı birbirinden ayırmak ve daha fazla çalışanları ödüllendirmek için, |
| Daha fazla çalışma gayreti içerisinde olanları motive etmek için, |
| Ücret artışı yapılırken bunun daha rasyonel ve objektif temellere dayandırılması için, |
| Organizasyonda çalışanların kariyer gelişimi için, |
| İşten çıkarma veya bir işten diğer bir işe kaydırma (iş rotasyonu) işleminin yapılması için, |
| Gizli kalmış bazı yetenekleri tespit etmek ve su yüzüne çıkarmak için, |
| Performans değerlendirilmesinin ardından “geri bildirim” ile kişinin kendi kendinin performansını değerlendirebilmesi için, |
| Organizasyondaki eğitim ihtiyacını tespit etmek için, |
| İnsan kaynakları yönetimi alanında “sürekli gelişme” (Kaizen) felsefesini kurumsallaştırmak için, |
| İş zenginleştirme, iş köprüleme, iş eşleştirme vb. çalışmaların daha objektif temellere dayandırılması için. |
Yukarıdaki açıklamalarımızdan anlaşıldığı üzere insan kaynaklarının yönetiminde performans değerlendirme başlıca motivasyon, ödüllendirme, terfi, eğitim ihtiyacının tespiti, insan kaynaklarının planlanması vs. alanlarda kullanılmaktadır.
Çalışanların performans değerlendirilmesi ve ölçülmesi işlerinin mutlaka bilimsel bazı kriterler ve ilkeler çerçevesinde yapılması gerekir. Bu ilkeleri ise şu şekilde özetleyebiliriz:
| Öncelikle kriterler objektif ve ölçülebilir olmalıdır. |
| Kriterler yapılan işle ilgili olmalıdır. |
| Performans kriterleri, çalışanlar tarafından önceden bilinmelidir. Örneğin, çalışanların performans değerlendirme kriterlerinin neler olduğunu bilmeleri gereklidir. |
| Performans değerlendirme ve ölçme formlarında eğer bir puanlama yer alıyorsa bu puanların dağılımında da yine objektiflik esas alınmalıdır. |
| Performans değerlendirme kriterleri tespit edilirken amacın başarıyı tanımak ve ödüllendirmek olduğu unutulmamalıdır. |
| Performans değerlendirme kriterleri tespit edilirken çalışma sonuçlarının ölçülmesine özen gösterilmelidir. |
| Bunun dışında çalışanın liderlik ve yöneticilik yeteneği de performans değerlendirme ve ölçülmesinde dikkate alınmalıdır. |
Tüm bu yukarda saydığımız kriterler çerçevesinde insan kaynaklarının performans değerlendirilmesinin yapılması önem taşımaktadır.
Margaret Palmer, Performans Değerlendirmeleri başlığını taşıyan kitabında insan kaynaklarında performans değerlendirme ve ölçme standartlarının bazı özelliklere sahip olması gerektiğini belirtmektedir. Palmer’e göre iyi bir performans yönetimi için gerekli olan başlıca performans standartları şunlardır:[iii]
1. Yazılı. Hedef ve standartlar yazılı olmalıdır.
2. Kesin. Hedeflere ve standartlara uygun bir performansın vereceği sonuçlar kesin bir dille belirtilmelidir. Muğlaklık sonradan iletişim güçlüklerine yol açar.
3. Ölçülebilir. Ölçmeye elverişli olmayan hedef ve standartlar öngörülen sonuçların elde edilip edilmediğini saptamaya olanak vermediği için yararsız olacaklardır.
4. Zamanı belli. Bir hedefe ve standarda ne zaman ulaşılacağının belirtilmesi gerekir. Tarihi belli olmayan hedef ve standartlar (zaten ulaşılmış sonuçların sürdürülmesiyle ilgili olmaları durumu dışında) genellikle istenen performansın elde edilmesini sağlamazlar.
5. Ulaşılabilir. Hedef ve standartlar çalışanlar için ulaşılabilir olmalıdır. Aksi halde teşvik edici olmazlar. Gerçekçi olmayan, çok yüksek hedefler saptanması, yıllar geçtikçe performansın daha da iyileşmesine rağmen hedeflere bir türlü varılamamasına, bunun sonucunda da, elemanların çok iyi çalıştıkları halde düşük değerlendirilmesine yol açar.
6. Esnek. Hedef ve standartlar katı olmamalıdır. Bunların saptandıkları zamanın koşullarından etkilenmeleri kaçınılmazdır. Bu koşulların değişmesi halinde hedef ve standartlar da değiştirilmelidir.
7. Meydan Okuyucu. Hedefler ve standartlar, çalışanların gelişimlerini teşvik etmek için, onların yeteneklerine meydan okumalıdır. Hangi hedef ve standartların üretken bir meydan okuma özelliği göstereceğine yöneticilerle çalışanlar birlikte karar vermelidirler.
8. Dikey ve yatay olarak bağdaşır. Hedef ve standartların, organizasyonun çeşitli düzeyleri arasında dikey olarak birbirine bağlı olmasına dikkat gösterilmelidir. Aynı zamanda, değişik bölümlerde çalıştıkları halde işbirliği yapacak elemanların koordinasyon içinde çalışabilmeleri açısından da ele alınmalıdır.
9. Yetkiyle uyumlu. Hedef ve standartlar, elemanların kendi yetkileri dahilinde ulaşabilecekleri şekilde saptanmalıdır. Elemanlara, ulaşmak için yapılması gerekenleri kontrol etme yetkisinde olmadıkları hedef ve standartlar vermenin hiçbir yararı yoktur.
Sonuç...
Bu yazımızda ideal bir performans yönetimi için gerekli ilkeler açıklanmıştır. Performans değerlendirme (performance appraisal), performans ölçme (performance merasurement) insan kaynakları yönetiminin en önemli aşamalarından birisidir.
Benim performans yönetimi konusunda yapılan devasa bilimsel literatürden öğrendiğim şudur: performans arttırmak ve iyileştirmek için “performansı değerlendirmek ve ölçmek” gerekir. Değerlendirmek ve ölçmek için önceden bazı kriterler belirlemek gerekir. Performans kriterleri olmaksızın, performansta iyileştirmek beklemek hayaldir.
Robert Rosen , İnsan Yönetimi kitabında şöyle yazar:
“Açık, ölçülebilir hedefler başarının göstergeleridir. Yüksek performanslı kuruluşlarda ölçüm bir yaşam biçimidir.”
Bunu anladıktan sonra tek bir şeye ihtiyacımız var: Samimiyet ve kararlılık.
[i] Bu çalışma daha önce yayınlanan aşağıdaki çalışmamızdan yaptığımız alıntılarla hazırlanmıştır: Bkz: C.Can Aktan, 2000’li Yılarda Yeni Yönetim Teknikleri: (3) İnsan Mühendisliği, İstanbul: TÜGİAD Yayınları, 1999.
[ii] Robert H. Rosen, İnsan Yönetimi, İstanbul: MESS Yayını, 1998.
[iii]Margaret J. Palmer, Performans Değerlendirmeleri, İstanbul: Rota Tapım, 1993.s. 31