Coşkun Can Aktan & İstiklal Yaşar Vural

Bilgi Yönetiminin Başarısını Etkileyen Faktörler

Bilgi yönetiminin başarısını etkileyen unsurlar üç ana başlık altında toplanabilir: Bilginin doğası, insanların doğası ve organizasyonun içinde bulunduğu ortam (Bollinger ve Smith, 2001:12-13). Bilgi yönetimi açısından bu engellerin en önemlisi şüphesiz insanların doğasıdır. İnsanoğlu, birbiriyle çelişik ve karmaşık psikolojik ihtiyaçları olan bir varlıktır. Bilgi yönetimi sistemleri, depolanması gereken büyük miktarda veri ve bilgiyi içerir. Bu tip bir sistemin inşa edilmesi önemli düzeyde zaman, emek ve maliyeti gerektirir. Mevcut işlerini ifa ederken zaten çok meşgul olan çalışanlar bilgi yönetimi süreçlerinde mevcut alışkanlıklarını terk etmek ve kendilerinin ek çaba harcamalarına yol açacak bir sürecin içine girebilirler. Bilgi yönetimi, bilgiyi işlemek, depolamak, saklamak ve paylaşmak için çoğunlukla bilgi ve iletişim teknolojileri gibi kendisine ait çok sayıda karmaşık ifade ve terim içeren teknoloji ve yenilikleri kullanır ve bu durum karışıklıkların ortaya çıkmasına yol açar. Özgün bilgiyi kodlamak ve diğer çalışanların paylaşımına sunmak çok zordur. Öte yandan, teknolojik gelişmelerin hızı bilginin her an demode olmasına neden olmaktadır ve bu durum çalışanların işlerini yaparken kullandıkları özgün bilgi ile bu bilgileri paylaşmak için hazırladıkları kodlanmış bilgi arasında büyük farklılıkların oluşmasına yol açmaktadır. Büyük maliyet, emek ve zaman harcanarak hazırlanan bilgi tabanları, depolanan bilgilerin demode olması ve kullanılmaması nedeniyle, istenilen yararı sağlayamamaktadır. Çalışanlar, bazen, aşırı bilgi bombardımanı altında endişe duymakta ve korkmaktadırlar. İnsanlar, iyi kodlanan, depolanan ve işlenen bilgilerin uygulamada bir yararının olmayacağını varsayıyorlarsa, ne kadar değerli olurlarsa olsunlar, bu bilgiler kullanmazlar. 

Bilgi yönetiminin uygulanmasında takım/grup açısından da önemli bazı engeller ortaya çıkabilir. Takım üyeleri, yöneticiler veya meslektaşları tarafından eleştirilmekten çekiniyorlarsa bilgi paylaşmaktan kaçınabilirler. Grup üyelerinin birbirlerine güven ve saygı duymamaları ve ortak amaçlar etrafında bütünleşmemeleri başarısızlığa neden olabilir. Ödüllendirme, bilginin paylaşılmasında önemli bir unsurdur; ancak, ödül için bilginin istiflenmesine ve ödüle değecek bilgiler saklanırken değersiz bilgilerin herkesle paylaşılmasına, yani paylaşılan bilgi miktarı artarken bilginin kalitesinde gerilemenin artmasına yol açabilir.

Bireysel düzeyde insanların bilgiyi paylaşmakta isteksiz olmaları, temel sorunların başında gelir. Bilgi güçtür; mesleki bilgi ve uzmanlık ise organizasyonlarda yükselmek ve fazla kazanmak için gerekli olan gücün en önemli kaynağıdır. Bilgi istiflendiğinde ve paylaşılmadığında gücün korunacağı, paylaşıldığında ise değer yitirileceği hissi önemli bir engelleyicidir. Diğer taraftan, meslektaşlar arasında var olan yoğun rekabet insanların birbirlerine saygı duymamasına sebep olmaktadır. Bu nedenlerle bilgi oynaktır, çabuk demode olabilir ve yitirilebilir.

Tablo 1. Bilgi Yönetimi Uygulamalarındaki Engeller

Bilgi yönetimi uygulamalarının başarılı olmasında çalışanların birlikte çalışma ve sahip oldukları özgün ve saklı bilgileri organizasyonun diğer çalışanları ile paylaşma istekleri, dolayısıyla örgüt kültürü önemli bir role sahiptir. Ödül sisteminin yalnızca bireysel çabaları teşvik etmesi ve örgüt kültürünün destekleyici bir yapıda olmaması halinde birlikte çalışma güdüsü ve “ortak akıl” oluşmaz. Yaratıcı ve özgün bilgi-fikirler insanların kendilerini özgür ve güvende hissettikleri ortamlarda yeşerebilir. Bu nedenle bilgi yönetimi sürecinin bir “amir” tarafından yürütüldüğü ve çalışanlarda yönetimin çalışanları kontrol altında tuttuğu hissinin yaygınlaştığı koşullarda başarısızlık ortaya çıkar.

© 2004, C.C.Aktan

Tüm hakları saklıdır. Bu web sayfasında C.Can Aktan ve İstiklal Y. Vural tarafından hazırlanan ve Çizgi Kitabevi tarafından yayınlanan Bilgi Yönetimi ve Bilgi Sistemleri adlı eserin bir kısmı yer almaktadır. Bu web sayfasındaki bilgilerden yararlanıldığında bilimsel araştırma etik ilkeleri gereğince kaynak gösterilmesi gerekir.  Bu web sayfasındaki metinlerin tamamı Fikir ve Sanat Eserleri Yasası hükümleri gereğince yazılı izin alınmaksızın hiç bir şekilde kullanılamaz.