Değişim mühendisliğinin başarıyla uygulanması için Benchmarking adı verilen yönetim tekniğinden yararlanılması büyük önem taşımaktadır. Christopher E. Bogan ve Michael J. English benchmarking konusunda yazmış oldukları kitapta “En İyi Uygulamaların” (Best Practices) tespit edilerek organizasyona uyarlanması ile önemli başarılar elde edilebileceği üzerinde durmaktadırlar.

Son yıllarda yönetim dünyasında üzerinde yoğun araştırmalar ve uygulamalar yapılan konulardan birisi Türkçe’ye “kıyaslama” olarak tercüme edilen “benchmarking” kavramıdır. Benchmarking, performansta çarpıcı gelişmeler elde edebilmek için bir organizasyonun diğer organizasyonlardaki “en iyi uygulamaları” tespit ederek kendi organizasyonuna uyarlaması olarak tanımlanmaktadır. Benchmarking kavramını “kıyaslama yaparak en iyiyi bulmak ve organizasyona uyarlamak” şeklinde de ifade edebiliriz. (Bkz: Aktan, 1998.). Önemle belirtelim ki, değişim mühendisliğinin en önemli araçlarından birisi “benchmarking”dir. Değişim yönetiminde benchmarking ile organizasyonda bir atılımın gerçekleştirilmesi hedeflenmektedir.

DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİNDE SÜREÇ

Önceki açıklamalarımızda belirttiğimiz gibi değişim mühendisliğinde “süreç” kelimesi kilit bir önemi sahiptir. Bu nedenle değişim mühendisliğinde yapılacak işlemleri ve süreci kısaca ele almakta yarar bulunmaktadır. Değişim mühendisliği alanında çok önemli çalışmaları olan Raymon L. Mangenelli ve Mark M. Klein 1994 yılında yazdıkları Değişim Mühendisliği El Kitabı (The Reengineering Handbook) içerisinde organizasyonel değişimin beş aşamada gerçekleştirilebileceğini yazmaktadırlar. Bu iki değişim mühendisliği uzmanına göre değişim mühendisliği ile ilgili olarak ön hazırlık çalışmalarının ardından organizasyonda bir süreç haritasının oluşturulması; organizasyonda bir atılımı gerçekleştirmeye imkan sağlayacak vizyonun belirlenmesi, süreçlerin teknik ve sosyal boyutlarının tüm yönleriyle analiz edilmesi ve son olarak da organizasyonda transformasyonun gerçekleştirilmesine yönelik uygulamaların yapılması gereklidir. Bu konuda ayrıntılı olarak yapılması gereken işlemler aşağıda yeralmaktadır :

1. Hazırlık (Organizasyonda değişimi gerçekleştirecek kişi ve grupların organize ve mobilize edilmesi.) Organizasyonda niçin değişim yapılması gerektiğini anla ve ortaya koy. Üst yönetimde organizasyonda değişim için uzlaşma oluştur. Organizasyonda değişim projesinde görev alacak çalışma gruplarını belirle ve onların eğitimini gerçekleştir. Organizasyonda yapılacak değişim ve transformasyon için bir plan oluştur. 2.Süreçleri Tanıma (Organizasyonda bir süreç haritası geliştirilerek süreçlerin tanınması ve müşteriye yönelik bir planın geliştirilmesi.) Müşterileri ve ihtiyaçlarını tanı. Organizasyondaki mevcut performans düzeyini tanımla ve ölç. Organizasyondaki tüm işlemleri ve süreçleri tanımaya çalış. Süreçlerde yapılması gerekli değişiklikleri tespit et. Organizasyonda süreçler arasındaki tedarikçi ve müşteri kanallarını ve aralarındaki ilişkileri tespit et. Organizasyonda süreçlerde yapılması gerekli işlemleri spesifik olarak belirle. Bir başka ifadeyle organizasyonda bir süreç haritası oluştur. Organizasyonda süreçlerde yapılacak değişiklik için ne kadar kaynak harcaması yapılacağını ve toplam maliyetleri tespit et. Öncelikle ele alınacak süreçleri tespit et. 3. Vizyon (Organizasyonda “atılım” (breakthrough)’ı gerçekleştirecek bir süreç vizyonunun gerçekleştirilmesi.) Organizasyondaki tüm süreçleri, aktiviteleri ve yapıyı anla. Organizasyon içerisinde süreçler arasındaki akım ve işlemleri anla. Organizasyonda katma değer yaratan süreçleri ve faaliyetleri tanı. Organizasyonda benchmarking (en iyi uygulamaların adaptasyonu) yaparak performansı geliştirmeye çalış. Süreçlerde performansı artıracak kriterleri veya faktörleri tespit et. Organizasyonda gelişme için mevcut fırsatları ve olanakları tahmin et. Organizasyonda ideal performans seviyesine ulaşılması için vizyon oluştur. Vizyon ve alt vizyonları tespit ederek zaman planlaması yap. 4. Çözüm: Teknik Dizayn (Yeni sürecin teknik boyutunun oluşturulması) Organizasyonda veri toplama konusunda model oluştur. Süreçler arasındaki ilişkileri yeniden incele. Organizasyonda problemlerin çözümü için gerekli enformasyona nasıl ulaşılacağını tesbit et. Organizasyonda enformasyondan etkin bir şekilde yararlanılabilmesi için çalışmalar yap. Süreçleri modülerize et; süreçler arasında bilgi akışını ve iletişimi kolaylaştır. Süreçlerde teknolojiden geniş ölçüde yararlan. Planı uygula.

5. Çözüm : Sosyal Dizayn (Yeni sürecin sosyal boyutunun oluşturulması)

	Organizasyonda müşteri ihtiyaçlarına en iyi ve hızlı cevap verecek personeli belirle ve yetki devret.
	Çalışanların bilgi ve becerilerini tespit et.
	Çalışanların ve çalışma gruplarının görev tanımını yap.
	Her iş ile ilgili olarak gerekli bilgi ve beceriyi tespit et.
	Liderlik, iş yönetimi ve personel geliştirilmesi ile ilgili olarak yönetim yapısını spesifik olarak belirle.
	Çalışanların organizasyonda değişim projesine daha fazla katkı sağlamaları için teşvik ve motivasyon sağla.
	Organizasyonda çalışanların işe alınması ve eğitimi konularında uygulama yap.

6. Transformasyon (Süreç vizyonunun gerçekleştirilmesi; bir pilot uygulama yapılması ve ardından organizasyonda sürekli gelişmenin devam ettirilmesi.)

	Organizasyonda sistem dizaynını tamamla.
	Organizasyonda teknik dizaynı gerçekleştir.
	Organizasyonda pilot uygulamalar içi test yap.
	Organizasyonda tüm çalışanların bilgi ve becerilerini gözden geçir.
	Organizasyonda enformasyon sistemini kur.
	Organizasyonda süreçlerde işletme, yönetim ve kontrol ile ilgili olarak çalışanların eğitimini gözden geçir.
	Organizasyonda bir alanda pilot uygulama yap.
	Pilot uygulamadaki eksiklikleri tespit et ve düzelt.
	Sürekli gelişmeyi sürdür.

   

Kaynak: C.Can Aktan, 2000'li Yıllarda Yeni Yönetim Teknikleri, (1), Değişim Mühendisliği, İstanbul: TÜGİAD Yayını, 1999.