MÜKEMMEL ORGANİZASYONLAR YARATMAK İÇİN  DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ

Prof.Dr.C.Can Aktan

 

 

Bugün dünyada yönetim alanında gerçek bir “devrim” ya da “rönesans” dönemi yaşanıyor. Geleneksel yönetim anlayışındaki temel inançlar ve değerler giderek tarihe gömülüyor. Geleneksel organizasyonlardaki merkeziyetçi, hiyerarşik yapılar yerini giderek adem-i merkeziyetçi ve yatay organizasyon yapılarına terkediyor. Yalın organizasyon modeli ve esneklik önem kazanıyor. Çalışanların giderek organizasyonda daha güçlendirilmesi için ekip çalışması, kademe azaltma, eğitim, bilgi ve beceri kazandırma, çalışanlar arasında sınıfsal ayrımların ortadan kaldırılması gibi uygulamalar görülüyor. Özetle, eski yönetim anlayışı yerini “Global Yönetim” adını verdiğimiz yeni yönetim felsefesine bırakıyor.

Değişimle birlikte kavramlar da değişiyor. Geleneksel kamusal organizasyonlarda “idare” (administration); özel organizasyonlarda ise “yönetim” (management) kavramlarının yerini “governance” kavramına bıraktığını görüyoruz. Bu yeni kavram ile daha önceki “administration” ve “management” kavramlarından farklı olarak “birlikte yönetmek” vurgusu ön plana geçiyor. Gerçekten de geleneksel kamu yönetimi anlayışında tamamen emir ve komuta anlayışına bağlı bir yönetim (administration) felsefesi hakim olmuştur. İşletme yönetiminde ise kamu yönetimi kadar olmasa da genellikle yöneticiler ve yönetilenler şeklinde bir sınıfsal ayrım ve bununla birlikte yetkilerin belirli yöneticilerin elinde toplandığı bir yönetim (management) felsefesi çok uzun yıllar yaşamını sürdürmüştür. Yeni yönetim (governance) felsefesinde ise çalışanların yönetime azami ölçüde katılımını, birlikte karar alma ve uygulamayı öngören bir yaklaşım hakim bulunuyor. Bu çerçevede “governance” kavramı iletişime, diyaloga, uzlaşmaya dayalı bir yönetim anlayışını ifade ediyor.

DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİNİ ÖĞRENMELİYİZ...

Yeni yönetim anlayışını tanımak ve öğrenmek, değişim mühendisliğini uygulamaya başlamadan yapılması gereken işlemlerdir. Daha doğrusu, değişim mühendisliğinin birinci aşaması yönetimdeki “yeni” doğruları öğrenmeye çalışmaktır. Çağımızın ünlü yönetim uzmanlarından Deming’ in ifade ettiği gibi bilgi, değişim için son derece önem taşımaktadır. Deming, aslında bilgi kelimesini yalnız olarak değil; “profound” kelimesi ile birlikte kullanmaktadır. Deming şöyle diyor: “Transformasyon, derin bilgi gerektirir”. (Transformation requires profound knowledge.)

Özetle, değişim mühendisliğine, yönetim konusunda derin araştırmalar yaparak, çok okuyarak, kendi sahip olduğumuz veya çalıştığımız organizasyondaki tecrübelerimizden azami ölçüde istifade ederek başlamalıyız. Bilgisizlik, değişimin önündeki en büyük engeldir. Bilgi olmadan ne değişimin gerekliliğini anlayabiliriz, ne de değişimi nasıl yapabileceğimizi bilebiliriz. Bilgi donanımı olmaksızın hiç bir organizasyon başarılı bir organizasyonel değişim sürecini gerçekleştiremez. Değişimi başarmak için bilgili insanlar, bizatihi bilginin kendisinden çok daha fazla önemlidir. Bilgiyi kullanacak olan insandır. En gelişmiş bilgi teknolojilerini en etkin bir şekilde kullanacak insanlara ihtiyaç vardır. Kısaca, değişim yönetiminde insana büyük görev düşmektedir.

Hiç bir değişim projesini, lider olmadan başarıya ulaştırmak mümkün değildir. Herhangi bir organizasyonda en başta lider ve üst yönetimin değişim mühendisliğinin amaç ve araçlarını detaylarıyla değilse bile genel hatlarıyla öğrenmesi gereklidir. Değişim mühendisliği çalışmalarının lider ve üst yönetim tarafından izlenmesi ve elde edilen sonuçların yakından izlenmesi gereklidir.

Değişim mühendisliği bir mucizevi ilaç değildir. Değişim mühendisliği konusunda bir yönetim danışmanlığı firmasına işi havale ederek mucizeler beklemek muhtemelen hayat kırıklığından başka bir şeyle sonuçlanmayacaktır.

Organizasyondaki tüm çalışanların değişim mühendisliği çalışmalarına inanması ve katılımı şarttır. Organizasyon çalışanları (“içeridekiler”) ve organizasyon dışındaki kişi ve kuruluşların (“dışarıdakiler”) bilgi ve becerilerinden azami ölçüde yararlanılmalıdır. Bazen, “içeridekiler”, kendi organizasyon yapılarını, sistem ve süreçlerini bilmedikleri gerekçesiyle “dışarıdakiler”e danışmanın gereksizliğinden sözederler. Bunun nedeni çoğunlukla “içeridekiler” in yani, statükoyu elinde tutanların kendi eksiklikleri ve yanlışlarının ortaya çıkmasını istememelerinden kaynaklanır. Ayrıca, “içeridekiler” mevcut kurulu düzenden memnun olduklarından veya özel çıkarları olduğundan değişime karşı genellikle direnme eğilimindedirler.

“Dışarıdakiler” in ise organizasyonu tanımamaları ve bilmemeleri dolayısıyla değişim mühendisliği çalışmalarının tamamen danışmanlara bırakılması doğru değildir. Önemli olan danışmanlar ve organizasyon çalışanlarının birlikte katılımı ile değişim mühendisliğini sürdürmektir. Değişim mühendisliği çalışmaları bir kişinin değil, bir ekibin görevi olmalıdır. Ancak ekip üyeleri arasında anlaşmazlıkların en aza indirilmesi için değişim mühendisliğini yürütecek bir liderin açık olarak tespit edilmesi ve tüm ekip üyelerinin görev tanımlarının yapılması gereklidir.

Son olarak şu konuyu tekrar belirtmekte yarar vardır; değişim mühendisliği, sadece özel organizasyonlarda (özel şirketlerde) değil, tüm organizasyonlarda (kamu kuruluşları ve üçüncü sektör kuruluşlarında) uygulanabilecek bir yeni yönetim tekniğidir.

MÜKEMMEL ORGANİZASYONLAR YARATMAK İÇİN DEĞİŞİM MÜHENDİSLİĞİ

Bu çalışmada tanımladığımız üzere, Değişim Mühendisliği, herhangi bir organizasyonda yapı, sistem, süreç ve uygulanan politikalarda hızlı ve radikal yeniden tasarım ve değişiklikler yapılarak organizasyonun daha yüksek bir performansa ulaşmasını ve bir atılımı gerçekleştirmesini amaçlayan yeni bir yönetim tekniğidir. Bir başka ifadeyle, değişim mühendisliği bir atılım (breakthrough) stratejisi ile organizasyonda performans düzeyini yükseltmek ve daha sonra bu performansın sürekliliğini sağlamak için geliştirilmiş bir tekniktir. Mükemmel bir organizasyona ulaşmak için yapılması gereken değişim mühendisliğinden yararlanarak yeni yönetim tekniklerini organizasyonda uygulamak ve Sürekli Gelişme (Kaizen) felsefesini organizasyonda kurumsallaştırmaktır.

Mükemmel organizasyonların bazı temel özellikleri bulunmaktadır. Kanaatimizce mükemmel bir organizasyonu tanımlayan başlıca 10 temel özellik ya da boyut bulunmaktadır. Bu unsurları tanımları ile kısaca özetlemeye çalışalım:

 

 

Global Organizasyon. Mükemmel bir organizasyon globalleşme gerçeğini tanıyan uluslararası pazarlara kenetlenmenin bir zaruret olduğunu bilen ve buradan hareketle uluslararası rekabet gücünün artırılması için değişim çabası içinde olan bir organizasyondur.

Yalın Organizasyon. Mükemmel bir organizasyon yapısını sadeleştirmeyi ve basitleştirmeyi gerçekleştirmiş olan, dikey organizasyon yerine yatay organizasyon yapısını ikame etmiş olan, aynı zamanda gereksiz ve katma değer yaratmayan fonksiyonları ve iş süreçlerini ortadan kaldırmış bir organizasyondur.

Çevik Organizasyon. Mükemmel bir organizasyon her türlü kriz ve olağanüstü ortamlara önceden hazır olan ve buna karşı mukavemetini ortaya koyabilecek kadar güçlü bir organizasyondur.

Esnek Organizasyon. Mükemmel bir organizasyon bir malı istenilen anda ve istenilen miktarda üretme esnekliğine sahip olan bir organizasyondur. Tam Zamanında Hizmet ve Tam Zamanında Üretim, esnek organizasyonun iki önemli boyutunu teşkil eder.

Müşteri Odaklı Organizasyon. Mükemmel organizasyonun amacı müşteri istek ve beklentilerini en iyi şekilde tatmin edecek mal ve hizmet üretmektir.

Sibernetik Organizasyon. Mükemmel organizasyon başta bilgi teknolojileri olmak üzere tüm yeni teknolojilerden organizasyonda yararlanmayı hedefleyen bir organizasyondur.

Katılımcı Organizasyon. Mükemmel bir organizasyon merkeziyetçiliği, hiyerarşiyi, bürokrasiyi, emir ve talimatları reddeden buna karşın adem-i merkeziyetçiliği, katılımcılığı ve iletişimi benimseyen ve bunu hayata geçiren bir organizasyondur.

Yenilikçi Organizasyon. Mükemmel bir organizasyon taklitçiliği değil, organizasyonda yenilik ve yaratıcılığı en yüksek düzeyde destekleyen ve bunun iç gerekli motivasyonu sağlayan bir organizasyondur.

Öğrenen Organizasyon. Mükemmel bir organizasyon, bilginin ve gelişmenin hiç bir şekilde sınırlarının olmadığını bilen ve bunun için sürekli öğrenme yönünde fırsatları zorlayan ve çalışanlarına imkanlar sağlayan bir organizasyondur.

Erdemli Organizasyon. Mükemmel bir organizasyon iş ahlakına, sosyal sorumluluğa ve erdeme sahip olan ve bunlara önem veren bir organizasyondur.

 

 

 

DEĞİŞİMİN BAŞARIYLA UYGULANABİLMESİ İÇİN ON EMİR...

Bir organizasyonda yüksek performansa ve başarıya ulaşmanın yolu organizasyondaki sorunların çok iyi bir şekilde analiz edilmesi ve daha sonra da bu sorunları ortadan kaldıracak en uygun çözümlerin bulunmasından ve uygulanmasından geçer. Doğru tedavi için doğru teşhis gereklidir.

Herhangi bir organizasyondaki sorunları ortadan kaldırmak için planlı, kararlı, sabırlı ve sistematik olunması önem taşımaktadır. Tüm bunlar organizasyonda yüksek performansa ulaşmak için yeterli değildir. Organizasyonda değişimin nasıl yönetilebileceğini de bilmek gereklidir. Değişim mühendisliği adı verilen yönetim tekniğinin görevi de budur.

Önceki açıklamalarımızda belirttiğimiz gibi değişim mühendisliği, bir mucizevi ilaç ya da sihirli değnek olarak görülmemelidir. Değişim mühendisliğini bir “hokus-pokus” sihirbazlık tekniği olarak görmek hiç doğru değildir. Yönetimin sihirbazlıkla alakası yoktur.

Değişim mühendisliği, değişimin nasıl en iyi bir şekilde yönetilebileceğini inceler. Değişim mühendisliğinde cevap aranan başlıca sorular şunlardır :

Değişim ne demektir?

Değişim niçin gereklidir?

Değişim nasıl gerçekleştirilecektir?

Değişim bizi nereye götürecektir? Nereye ulaşmak istiyoruz?

Değişim ne zaman gerçekleştirilecektir?

Değişim kim tarafından gerçekleştirilecektir?

Bu ve benzeri sorulara en uygun cevaplar bulunması için “Değişim Mühendisliği” adı verilen değişim yönetimi tekniğini mutlaka öğrenmeliyiz.

Değişim mühendisliğinde başarıya ulaşmak için kanaatimizce aşağıda ON EMİR olarak adlandırdığımız ilkelerin dikkate alınması ve bu doğrultuda organizasyonel değişimin gerçekleştirilmesi önem taşımaktadır.

 

 Başarılı Değişim Mühendisliği Uygulamaları İçin ON EMİR

 

1. Dünyadaki değişim trendini analiz et. Değişim dinamiklerini tanı. Organizasyonel değişime neden gerek duyulduğunu açık olarak ortaya koy.

2. Organizasyonda değişimin gerekliliği konusunda uzlaşmaya dayalı bir ortak vizyon oluştur.

3. Değişimi planlayacak, koordine edecek, yönetecek ve sonuçları izleyecek bir Değişim Mühendisliği Yürütme Konseyi oluştur. Bu konseyin başına inançlı ve kararlı uygun bir lider bul.

4. Değişim mühendisliğini ve yeni yönetim felsefesini detaylarıyla öğren. Değişim mühendisliği ve yeni yönetim teknikleri konusunda tüm çalışanları bilgilendir.

5. Organizasyonun amaç ve hedeflerini belirle. Vizyon ve misyonu organizasyon kültürünün temeli olarak kabul et.

6. “Önce İnsan” felsefesine inan. İnsan kaynaklarının yönetimine önem ver.

7. Değişime engel olan tüm faktörleri analiz et. Değişimin önündeki engelleri ortadan kaldır. Değişim projesine tüm çalışanların katılımını sağla.

8. Değişimin nasıl gerçekleştirileceğini planla. Stratejik yönetimi öğren. Strateji ve aksiyon planlarını oluştur.

9. Değişim mühendisliğini kararlılıkla uygula. Değişim mühendisliğinin “hokus-pokus” sihirli bir değnek olmadığını unutma.

10. Değişim mühendisliğini “sürekli gelişme” (Kaizen) felsefesine dayalı olarak yürüt.

Kaynak: C.Can Aktan, 2000'li Yıllarda Yeni Yönetim Teknikleri, (1), Değişim Mühendisliği, İstanbul: TÜGİAD Yayını, 1999.