ORGANİZASYONEL PERFORMANS KAVRAMI
prof. dr. coşkun can aktan
Organizasyonun amaçlarının gerçekleştirilmesi için gösterilen tüm çabaların değerlendirilmesi “Performans Yönetimi” nin konusunu oluşturur. Organizasyonel performansdan sözedilince bundan iki şey anlaşılır:
(1) Organizasyonun faaliyetlerinin değerlendirilmesi
(2) Çalışanların faaliyetlerinin değerlendirilmesi.
Anlaşıldığı üzere performans yönetiminin iki temel boyutu bulunmaktadır. Biz bu araştırmamızda genel olarak çalışanlarının performanslarının değerlendirilmesi ve ölçülmesi konusunu ele alacağız. Ancak, konunun temeli olması dolayısıyla organizasyonel performans konusunda kısa da olsa bazı bilgiler vermekte yarar bulunmaktadır.
ORGANİZASYONEL PERFORMANS
Bir organizasyonun amaçlarını ne ölçüde gerçekleştirip gerçekleştiremediğini tespit etmek için “performans değerlendirme ve ölçme” adı verilen çalışmaların yapılması gerekir.(Bu konuda bkz: Christopher, 1993; Palmer, 1993; McLean, 1990; Uyargil, 1994.) Performans değerlendirme ve ölçme konusunda yapılacak olan ilk işlerden birisi organizasyonun hangi kriterler ve boyutlar açısından değerlendirileceği meselesidir. Organizasyonel performansın ölçülmesinde kullanılacak başlıca kriterleri ya da boyutları 7 başlık altında toplayabiliriz. (Bkz: Şekil-1.) Bunlar;
· Kalite,
· Verimlilik,
· Karlılık,
· Maliyet,
· Yenilik,
· Müşteri memnuniyeti,
· Çalışanların memnuniyeti’ dir.
Bu performans kriterleri ya da performans boyutları da kendi içerisinde alt gruplara ayrılabilir. Örneğin, kalitenin ölçülmesinde başlıca dört ayrı boyuttan sözedilebilir; insan kalitesi, sistem kalitesi, yönetim kalitesi, ürün ve hizmet kalitesi. Bu belirtilen kalite boyutları da daha spesifik ele alınabilir. Örneğin; ürün kalitesinin ölçülmesinde hatalı mal oranı, makine arızası, iade edilen ürün oranı, ürünün müşteriye teslimat süresindeki gecikmeler, servisle ilgili şikayetler ve saire.
Organizasyonel performansın diğer bir göstergesi verimlilikdir. Genel olarak verimlilik, üretim sonucu (çıktı) ile üretim faktörleri arasındaki ilişkiyi ifade eder. Verimlilikden sözedilince; sermaye verimliliği, toplam faktör verimliliği, işgücü verimliliği ve saire boyutların tek tek ele alınması gerekir.
Karlılık bir diğer performans göstergesidir. Karlılık, en basit ifadesiyle kazancın, bu kazancı sağlamak için kullanılan sermayeye oranıdır. Karlılık kavramı da teknik açıdan bazı alt gruplara ayrılabilir ve bu şekilde ölçülebilir. Örneğin, organizasyonda satış karlılığı, özsermaye karlılığı, brüt satış karı, net dönem karı, işletme faaliyet kar/zararı, vergi öncesi/sonrası kar vs. karlılık boyutları ele alınabilir ve ölçülebilir.
Organizasyondaki bazı temel maliyet göstergelerine bakılarak da organizasyonel performans ölçülebilir. İşgücü maliyeti, sermaye maliyeti, üretim maliyeti, malzeme maliyeti vs. bu konuda örnek olarak gösterilebilir.
Organizasyonel performansın ölçülmesinde kullanılabilecek kriterlerden birisi de yenilikdir. Organizasyondaki yeni buluşlar, yeni ürünler, yeni teknolojik buluşlar, ürünlerin yaşam devri vs. kriterler esas alınarak organizasyonda yenilik ve yaratıcılığın ne ölçüde varolduğu tespit edilebilir. Bunun dışında Ar-Ge harcamaları ve diğer yeni temel teknolojiler açısından organizasyonun mevcut durumu diğer organizasyonlar ile karşılaştırılabilir.
Organizasyonel performansın ölçülmesinde iki önemli kriter daha bulunmaktadır. Bunlar, müşteri memnuniyeti ve çalışanların memnuniyetidir. Müşteri memnuniyetini ölçmek için müşteri şikayetleri, yeni müşteri sayısı, siparişlerin teslimat süresi, hatalı mal teslimleri gibi bir takım kriterler esas alınabilir. Çalışanların memnuniyeti konusunda ise işe devamsızlık, işgücü devir oranı (bir yıl içinde işyerinden ayrılan personel yüzdesi; işden ayrılan personelin çalıştıkları departmanlar açısından dağılımı vs). gibi performans göstergelerine bakılabilir.
Buraya kadarki açıklamalarımızda başlıca yedi performans göstergesinden sözetmiş bulunmaktayız. Tekrar ifade edelim ki, bu belirttiğimiz performans göstergelerinin dışında başka kriterler de bulunması mümkündür.
Performans göstergelerinin seçimi yapılırken şu hususların dikkate alınmasında yarar bulunmaktadır: (Akal, 1992; 110-111)
1. Göstergeler basit, kolay anlaşılır ve günlük işlerle ilgili olmalıdır. Karmaşık göstergelerden kaçınılmalıdır.
2. Ölçülmesi istenen amaca ya da kullanıcının gereksinimine uygun göstergeler seçilmelidir. Her amaç için tek bir gösterge seçimi üzerinde zorlanmak yerine, aynı amaca yönelik bir dizi gösterge geliştirilebilir.
3. Göstergeler, durumu tüm gerçekliği ile ölçebilmelidir. Ölçülen olayın istatistiksel karakterleri açıklıkla ve doğrulukla belirtilmelidir.
4. Duruma ilişkin tüm davranışların belirlenebilmesi için o durumla ilgili bir dizi gösterge seçilmesi yeğlenmelidir. Ancak durumun her bir özelliği için mümkünse tek bir gösterge hedeflenmelidir.
5. Ölçüm sisteminde aynı anlama gelecek tek gösterge kullanılması uygundur. Önceden planlanmış ya da bilinçli olmadıkça birbiriyle çakışan ya da hesaba alınmayarak eksik bırakılan gösterge olmamalıdır.
6. Göstergelerin hesaplanmasında ölçüm sonuçları sürekli doğru sonuçlar vermelidir.
7. Göstergeler için kullanılan veriler çok daha fazla bilgiyi kaliteli olarak sağlamak için sayısal olmalıdır. Sayısal göstergeler daha kolay anlaşılır. Bu, nitel bilgilerin önemli olmadığı anlamına gelmez. Sayısal göstergeler bir de nitel göstergelerle desteklenirse daha fazla anlam kazanırlar ve kuvvetlenirler.
8. Göstergeler değişen işletme gereksinimlerine uyarlanabilir olmalıdır. Değişik amaçlara göre ayarlanabilmelidir. Aynı işletmede birbirine ters düşen amaçlar söz konusu olabilir. Bunlara yanıt veren göstergeler gerekir. Özellikle stratejiler değiştiğinde göstergeler de gözden geçirilmeli, gerekiyorsa değiştirilmelidir.
9. Göstergeler, üzerinde az çok kontrol olanağı olan değişkenler, etmenler ve ilişkilerle ilgili olarak seçilmelidir. Göstergeler, ölçülen etkinliği yürüten kişi veya grubun sorumluluk alanındaki ilişkilerine dayandırılmalıdır. Yönetimin kontrolu dışındaki etmenlerle ilgili ölçümler o kadar yararlı değildirler.
10. Performansın, fiziksel açıdan olduğu kadar parasal açıdan da açıklanmaları gerekir. Göstergeler, maliyet öğelerinin ve parasal akışların incelenmesine olanak vermelidir.
11. Ölçümlerde asıl amaç hedeflere ulaşma derecesini belirlemek olduğuna göre sistemde iç faktörlerin olduğu kadar, dış faktörlerin analizine yarayacak göstergelere de yer verilmelidir.
12. Çalışanlar için seçilecek göstergelerde bireysel göstergeler yerine grupsal göstergeler yeğlenmelidir.
Kaynak: C.Can Aktan , 2000'li Yıllarda Yeni Yönetim Teknikleri (4): İnsan Mühendisliği, İstanbul: TÜGİAD Yayını, 1999.
© C.C.Aktan, 2005.