Toplam katılım yönetiminde ekip çalışması son derece önem taşımaktadır. Ekip çalışmasının organizasyonel performansın artırılmasında son derece önemli yararları bulunmaktadır. Herşeyden önce, ekip çalışması ile ortak akıl yordamıyla organizasyon problemlerinin daha doğru bir şekilde teşhis edilmesi ve problemlere doğru çözümler bulunması mümkün olur. Ekip çalışması, aynı zamanda organizasyon çalışanlarını aktif olarak yönetime dahil edebilmenin en etkin yollarından birisidir. Ekip çalışması ile organizasyonda bilgi paylaşımı ve iletişim de mümkün olur. Özetle ekip çalışması organizasyonda daha güçlü bir enerji ve momentum (sinerji etkisi) elde edilmesi, yenilik ve yaratıcılığın ortaya çıkarılabilmesi için son derece önem taşımaktadır. Tüm bu ve diğer nedenlerden dolayı ekip çalışmasının organizasyonel performans üzerinde pozitif etkilerinin olacağından sözedebiliriz.

Şüphesiz, ekip çalışması iyi organize edilmediği ve etkin bir şekilde uygulanmadığı zaman bu defa organizasyonda bazı problemlerin ortaya çıkmasına veya mevcut problemlerin daha da ağırlaşmasına neden olabilir. Ekip çalışması yapıldığında, bunun için bir zaman harcanması gerekir. Bir kişi tarafından alınacak kararlar bir çalışma grubuna bırakıldığında bunun bir zaman gecikmesi doğuracağı söylenebilir. Ekip çalışmasının diğer bir sakıncası ya da dezavantajı ekip içerisinde bazı kişileri pasif duruma getirmesidir. Gerçekten de ekip çalışması iyi bir şekilde yönetilmediği zaman, ekip üyelerinden bir kısmının dışlanması tehlikesi ortaya çıkabilir. Birlikte karar almanın bir diğer sakıncası “grup körlüğü” olarak ifade edilebilir. Buna benzer bir sorun da “groupthink” olarak ifade edilen olgudur. Grup üyeleri, gerçekçi olarak konuyu analiz etmek yerine grup içerisinde uyumun bozulmaması için anlaşma eğiliminde olabilirler. Bir diğer sorun ise ekip çalışmasının kararlarına aşırı bağımlı olunmasından kaynaklanabilir. Bu durumda organizasyon dinamizmini ve esnekliğini bir ölçüde kaybedebilir. Bunun dışında ekip çalışması, ekip üyeleri arasında bazı çatışmalara ve kavgalara kaynaklık edebilir. Bazı grup üyeleri fazla çalışırken, diğerleri daha az çalışabilir. Bazı grup üyeleri kendi işlerini başkalarının sırtına yıkabilirler. Bu açıklamalarımızdan anlaşıldığı üzere ekip çalışması sanıldığı gibi sorunsuz bir katılımcı yönetim tekniği değildir.

Tüm bu saydığımız olumsuz olarak değerlendirilebilecek yönlerine rağmen ekip çalışması iyi bir şekilde düzenlendiği takdirde elde edilecek kazanımlar son derece fazladır. Başarılı ekip çalışmasının özelliklerini ele almadan önce “optimal ekip çalışması” kavramını açıklamaya çalışalım. Ekip çalışmasının büyüklüğü ile organizasyon performansı arasında çok yakın bir ilişki bulunmaktadır. Konuyu bir şekil üzerinde açıklamaya çalışalım. Belirli büyüklükte bir ekip çalışması organizasyonel performans üzerinde olumsuz bir etkide bulunmaktadır. Ekip çalışmasının büyüklüğünün optimal olduğu nokta F noktasıdır. Bu noktada organizasyonel performans en üst sınırdadır. Bu noktadan sonra ekip çalışmasına dahil üye sayısının artırılması, organizasyonel performansı artırmayabilir ve hatta azaltabilir. Bunun nedeni, büyüyen çalışma grubunda karar almanın zorlaşması ve çeşitli çıkarların grup kararlarının alınmasında etkin olmak için mücadeleye girişmeleridir. Bu mücadeleler organizasyonda çatışmaların artmasına neden olabilir. Özetle, ekip çalışması yapılırken gözden uzak tutulmaması gereken noktalardan birisi optimal ekip çalışması büyüklüğüdür. (Bkz.. Şekil-.)

ETKİN EKİP ÇALIŞMASI İÇİN GEREKLİ ÖZELLİKLER

Ekip çalışmasından arzulanan sonuçların elde edilmesi için bazı ilkelerin mevcut olması gerekir. Kendi görüşlerimizi özetlemeden önce yönetim bilimine özellikle insan davranışlarının analizi ve motivasyon konularında katkıda bulunmuş olan Douglas McGregor’ un konu hakkındaki görüşlerini özetlemekte yarar bulunmaktadır. McGregor’ a göre etkin çalışma gruplarında başlıca şu özellikler bulunmalıdır: (Bkz: McGregor, 1975; 258.)

Çalışma grubunun görevleri ve amaçları açık bir şekilde tesbit edilmelidir.

Çalışma atmosferi informel ve rahat olmalıdır.

Çalışma grubundaki tartışmalar yeterli düzeyde ve seviyede olmalıdır.

Çalışma grubunun üyeleri birbirini dinlemelidir.

Çalışma grubu toplantılarında fikir ayrılıkları ve fikir çatışmaları normal karşılanmalı ve tolerans gösterilmelidir.

Eleştiriler “yıkıcı” değil, “yapıcı” özellikte olmalıdır.

Çalışma grubu üyeleri birbirlerinin duygularını da anlamaya çalışmalıdır.

Çalışma grubunun lideri ya da başkanı üyeler üzerinde hakimiyet kurmaya çalışmamalıdır.

Liderler esnek olabilmelidir.

Çalışma grubu kendi faaliyetlerini kendisi gözden geçirmelidir.

Grup üyelerine verilen görevler açık ve anlaşılır olmalı ve görev verilen kişi tarafından kabul edilmelidir.

Kararlarda konsensüse ulaşmaya önem verilmelidir.

Toplantılarda kurallar ve davranışlar uygun olmalıdır.

Çalışma grubu, organizasyonda çeşitli birimler ile işbirliği içinde çalışmasını sürdürmelidir.

Çalışma grubu, yürütülen çalışmaların sonuçlarına karşı sorumluluğunu bilmelidir.

McGregor’ un açıklamaları dikkate alındığında etkin çalışma gruplarının informel olması, grupta tartışma ortamının bulunması, eleştirilerin yıkıcı değil yapıcı olması, tartışmalar ve konuşmaların belirli grup üyeleri tarafından yönlendirilmemesi, toplantı kurallarının işler olması, konsensüse dayalı bir karar verme sürecinin işler olması vb. özellikler üzerinde durulmaktadır.

Konuyu bir başka yönetim uzmanının bakışı ile değerlendirdiğimizde yine bu yukarıda saydığımız unsurların önem taşıdığını görüyoruz. Peter Scholtes, ünlü Takım Çalışması (Teamwork) adlı eserinde çalışma gruplarından başarılı sonuçlar alınabilmesi için on temel ilkenin mevcut olması gerektiğini ifade etmektedir: (Scholtes, 198; s. 6-10 ; 6-22.)

1. Çalışma Grubunun Amaçlarının Açık Olması

Çalışma grubu içerisinde tüm grup üyelerinin organizasyonun ve çalışma grubunun amaçlarını iyi bilmesi.

Grup üyelerinin üstlendikleri misyon konusunda anlaşmaları; anlaşmazlıklar var ise bunları birlikte çözmeleri.

Grup üyelerinin üstlendikleri misyonun gerçekleştirilebilir olmalarına inanmaları veya üstlendikleri misyonun başarıya ulaşması için kapsamın daraltılması konusunda anlaşmaları.

Grup üyelerinin açık bir vizyonunun olması ve amaçlarına ulaşması için sürekli olarak ilerlemeler kaydetmesi.

2. Gelişme Planının Mevcut Olması

Çalışma grubunun proje ile ilgili bir gelişme planı oluşturması.

Grubun projede kaydedilecek gelişmeleri izlemelerine imkan verecek bir akım şeması veya benzeri bir dökümana sahip olması.

Grubun projenin uygulanması sırasında ne tür kaynaklara ve eğitime ihtiyacı olduğunu bilmesi.

3. Grup İçerisinde Görevlerin Açık Bir Şekilde Belirlenmiş Olması

Grup üyeleri arasında görev ve hizmet bölüşümünün açık ve net bir şekilde yapılması.

Herkesin ne yapacağını iyi bilmesi.

Grup içerisinde hangi görevlerin birlikte üstlenileceği ve hangi görevlerden bireysel olarak sorumlu olunacağının bilinmesi.

Grup içerisinde herkesin yeteneğinden azami ölçüde istifade edilmesi ve hiç kimsenin grup dışında kaldığını hissetmemesi.

4. Açık İletişim

Grup üyeleri arasında açık ve doğrudan iletişimin mevcut olması.

Grup üyelerinin birbirlerini dinlemesi ve düşüncelerine saygı göstermesi.

Bir başkası konuşurken müdahale edilmemesi ve konuşmasının kesilmemesi veyahutta başkalarıyla konuşulmaması.

Her aşamada enformasyonun paylaşılması.

5. Grup Üyelerinden Azami Fayda Sağlanması

Çalışma grubu içerisinde grup üyelerinin tartışmalara aktif olarak katılması.

Amaca ulaşmak için görüş ve önerilerini çekinmeden ortaya koymaları.

Grup kararlarında konsensüse ulaşmaya çalışmaları.

Görüşmeler sırasında grup üyelerinin tansiyonu artıracak davranış ve eylemlerden kaçınmaları.

6. İyi Tanımlanmış Karar Verme Süreci

Grubun kararların nasıl ve hangi yöntemlere başvurarak alınacağını bilmeleri.

Önemli konular ile ilgili olarak grup üyelerinin düşüncelerinin sözlü veya yazılı olarak oylanması.

Konsensüsü amaçlayan bir karar verme sürecinin benimsenmesi.

7. Dengeli Katılım

Grup toplantılarında dengeli katılımın amaçlanması.

Grup üyelerinin yükü ve başarıyı birlikte paylaşmaları.

8. Kuralların (Normların) Oluşturulması

Grup içerisinde temel kuralların açık bir şekilde belirlenmesi.

Grup içerisinde ne tür davranışların kabul edileceğinin ve ne tür davranışlara tolerans gösterilemeyeceğinin açıkça ve önceden tesbit edilmiş olması.

9.Grup Sürecinin İşleyişinden Haberdar Olma

Tüm grup üyelerinin grubun çalışma sürecini iyi bilmesi.

Grup dinamiğinin hissedilmesi, görülmesi ve duyulması.

10. Bilimsel Yaklaşımın Kullanılması

Çalışma grubunda problem çözme ve karar vermede bilimsel verilerin kullanılması.

Çalışma grubunda problemlerin araştırılmasında, veri toplanması ve analizinde temel istatistik araçlarının kullanılması.

Problemlerin temel nedenlerinin ya da asıl kaynaklarının saptanmaya çalışılması.

Problemlerin ortadan kaldırılması için geçici çözümler yerine, devamlı çözümlerin bulunması.

Etkin çalışma grupları konusunda yukarıdaki açıklamalarımıza ilave olarak ekip çalışmasında başarıya ulaşılabilmesi için gerekli ilkeleri sadece satır başlıkları ile şu şekilde özetleyebiliriz:

Ortak vizyon/misyon,

İşbirliği ve uzmanlaşma,

Açık görev tanımı,

Karşılıklı güven,

Açık iletişim,

Toplam katılım,

İyi tanımlanmış karar süreci,

Müzakere ve tartışma,

Dinleme saygısı,

Yaratıcılık,

Konsensüs,

Sonuçları birlikte izleme ve değerlendirme,

Geri bildirim,

Etkin grup liderliği,

Organizasyonda ekip çalışmalarında tüm bu ilkelerin bulunmasına özen gösterilmelidir.

Buraya kadar yaptığımız açıklamalarda toplam katılım yönetiminin temelini oluşturan ekip çalışması hakkında detaylı bilgiler vermiş bulunuyoruz. Bir kez daha bazı konuların altını çizmekte yarar bulunmaktadır. Organizasyonda daha yüksek performans için ekip çalışması uygulanırken yönetim uzmanlarının üzerinde önemle durdukları bazı ilkelerin gözden uzak tutulmaması gerekir. En başta, tüm yöneticilerin organizasyonda çalışanlara güven, açıklık ve dürüstlük ilkeleri çerçevesinde davranmaları; daha iyi ve mükemmele çalışanlarla birlikte ulaşma konusunda kararlı olmaları gereklidir. Açık iletişim ve güven organizasyonda çok büyük önem taşımaktadır. İkinci olarak, organizasyon kültürü içerisinde “sinerjik yönetim” kavramı kurumsallaştırılmalıdır. Birlikte çalışmanın daha büyük bir enerji ve momentum sağlayacağı tüm çalışanlara iyice anlatılmalıdır. Özetle, ekip çalışması ve daha genel anlamda sinerjik yönetim organizasyon kültürünün bir parçası olmalıdır.